- Dịch vụ chuyển nhà trực tuyến của chính phủ Nhật mở cho người nước ngoài. Cơ quan Kỹ thuật số (Digital Agency) trả lời thẳng trong bộ Hỏi–Đáp công khai: người mang quốc tịch nước ngoài, nếu có thẻ My Number, thì dùng được. Gần như không có bài hướng dẫn tiếng Việt nào nhắc đến điều này.
- Cái làm được qua mạng là giấy chuyển đi (tenshutsu todoke) và việc báo trước lịch lên quầy ở nơi chuyển đến. Cái không làm được là giấy chuyển đến (tennyu todoke) — cơ quan này nói rõ phải làm trực tiếp. Giấy chuyển chỗ (tenkyo todoke) trong cùng địa phương cũng không nộp qua mạng được.
- Giấy chuyển đến có thời hạn theo luật: 14 ngày. Giấy chuyển đi thì luật không ấn định số ngày nào cả — luật chỉ nói "nộp trước", nên mỗi địa phương công bố một khung khác nhau, thậm chí khác nhau giữa quầy và kênh trực tuyến trong cùng một địa phương.
- Dù đi kênh nào, hãy mang thẻ cư trú (zairyu card) ra quầy. Không có thẻ thì buổi lên quầy đó không đáp ứng nghĩa vụ khai báo theo luật nhập cư.
- Thẻ My Number có mốc 90 ngày riêng gắn với thủ tục chuyển đến, và đó không phải mốc 90 ngày của luật nhập cư.
Phần giấy tờ hộ khẩu của một lần chuyển nhà trông đơn giản, cho tới lúc bạn đi tìm câu trả lời cho một câu hỏi rất cụ thể: nộp giấy chuyển đi được từ bao nhiêu ngày trước? Lúc đó bạn phát hiện ra thành phố này nhận trước hai tuần, thành phố kia nhận trước một tháng, và cùng một thành phố lại cho khung khác nhau tùy bạn đi bộ ra quầy hay nộp bằng điện thoại.
Đó không phải do các trang web viết ẩu. Đó đúng là chỗ mà luật để trống.
Bài này tách ba tầng cho rõ: cái gì do Luật Đăng ký cư dân cơ bản ấn định, cái gì do từng địa phương tự quyết, và cái gì dịch vụ trực tuyến toàn quốc làm được hay không làm được. Nó cũng dẫn lại hai câu trả lời chính thức giải quyết đúng hai điều mà người nước ngoài hay hiểu sai nhất.
Ba loại giấy, bạn cần loại nào
| Hoàn cảnh của bạn | Nộp giấy gì | Thời hạn |
|---|---|---|
| Rời địa phương này sang địa phương khác | Giấy chuyển đi ở nơi cũ, rồi giấy chuyển đến ở nơi mới | Chuyển đi: nộp trước, luật không ghi số ngày. Chuyển đến: trong 14 ngày kể từ ngày chuyển đến |
| Chuyển sang địa chỉ khác trong cùng một địa phương | Chỉ giấy chuyển chỗ | Trong 14 ngày kể từ ngày chuyển |
| Rời Nhật Bản | Nằm ngoài phạm vi dịch vụ trực tuyến | Hỏi quầy địa phương của bạn |
Căn cứ pháp lý: Điều 22 khoản 1 Luật Đăng ký cư dân cơ bản cho giấy chuyển đến, Điều 23 khoản 1 cho giấy chuyển chỗ, Điều 24 cho giấy chuyển đi.
Người Việt sang Nhật theo diện thực tập kỹ năng hoặc kỹ năng đặc định hay rơi vào trường hợp thứ nhất mà không nhận ra: đổi nơi làm việc thường kéo theo đổi cả tỉnh, và như vậy là hai tờ giấy ở hai nơi, chứ không phải một tờ.
Vì sao không ai nói được "nộp trước bao nhiêu ngày"
Điều 24 viết rằng người sắp chuyển đi phải khai báo "trước". Hết. Không có con số nào.
Mọi con số bạn từng đọc — trước hai tuần, trước ba mươi ngày, hay nộp muộn được mấy ngày sau khi đã chuyển — đều là quy tắc vận hành của riêng một địa phương. Để thấy mức chênh lệch có thể lớn đến đâu ngay trong một thành phố, hãy nhìn các khung mà quận Shinjuku ở Tokyo công bố: tại quầy, nhận từ 14 ngày trước khi chuyển, hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển; qua cổng thông tin của chính phủ, nhận từ 30 ngày trước khi chuyển cho đến đúng ngày chuyển, hoặc trong vòng 10 ngày sau khi chuyển.
Cùng một quận, cùng một loại giấy, bốn con số khác nhau tùy kênh và tùy chiều thời gian. Chép bất kỳ con số nào trong đó vào kế hoạch của bạn là sai, trừ khi bạn đang sống ở Shinjuku, và kể cả khi đó thì cũng chỉ đúng cho tới lúc quận thay đổi cách làm.
Quy tắc thực dụng: kiểm tra cả hai địa phương liên quan đến lần chuyển nhà của bạn, không phải một, và kiểm tra đúng cái kênh bạn định dùng. Con số duy nhất cố định trên toàn quốc là 14 ngày của giấy chuyển đến, và con số đó nằm trong luật.
Giấy chứng nhận chuyển đi, và khi nào không có nó
Khi bạn nộp giấy chuyển đi, địa phương cũ cấp cho bạn giấy chứng nhận chuyển đi (tenshutsu shomeisho), và bạn đính kèm giấy đó khi nộp giấy chuyển đến ở địa phương mới.
Có một ngoại lệ được viết thẳng vào luật. Trường hợp giấy chuyển đi được nộp bằng thẻ My Number thì không cấp giấy chứng nhận nào, và cũng không phải đính kèm gì khi nộp giấy chuyển đến. Đó là Điều 24-2. Nếu bạn nộp qua mạng rồi ngồi chờ mãi không thấy thư nào gửi tới thì không có gì sai cả — hãy mang thẻ My Number ra quầy mới thay cho tờ giấy đó.
Dịch vụ trực tuyến, và câu trả lời hầu như không ai nhắc lại
Dịch vụ chuyển nhà một cửa trên cổng thông tin của chính phủ đã áp dụng ở toàn bộ các địa phương trong cả nước từ ngày 6 tháng 2 năm 2023. Nó cần một thẻ My Number còn hiệu lực chứng thư điện tử cùng các mã số cá nhân đi kèm, và không dùng người đại diện được.
Câu hỏi quan trọng với bạn là: người không mang quốc tịch Nhật có dùng được không. Cơ quan Kỹ thuật số trả lời thẳng trong bộ Hỏi–Đáp công khai của họ.
Hỏi (Q7): Người không có quốc tịch Nhật Bản có sử dụng được không?
Đáp (A7): Người mang quốc tịch nước ngoài, nếu có thẻ My Number, cũng có thể sử dụng.
Bản dịch tiếng Việt của Q7 trong bộ Hỏi–Đáp công khai của Cơ quan Kỹ thuật số (Digital Agency).
Đó là toàn bộ câu trả lời. Không có điều kiện kèm theo, không có yêu cầu về thời gian đã cư trú, không có giới hạn theo tư cách lưu trú. Điều kiện duy nhất là có thẻ My Number hay không.
Đáng dừng lại một chút ở chỗ hiếm khi một cơ quan nhà nước Nhật Bản nói rõ ràng đến thế về người nước ngoài, và cũng hiếm khi câu đó được nhắc lại. Phần lớn tài liệu hướng dẫn chuyển nhà dành cho người nước ngoài đơn giản là không nói đến kênh trực tuyến, khiến người đọc xin nghỉ làm nửa ngày để xếp hàng cho một việc có thể làm bằng điện thoại.
Cái mà kênh trực tuyến không làm được
Cũng bộ Hỏi–Đáp đó nói rõ giới hạn, và đây là đoạn thứ hai đáng có sẵn trong đầu.
Hỏi (Q3): Giấy chuyển đến có nộp trực tuyến được không?
Đáp (A3): Không thể nộp giấy chuyển đến qua mạng. Việc xác nhận nghiêm ngặt sự tồn tại thực tế và nhân thân của người nộp giấy chuyển đến là không thể thiếu, nên thủ tục cần được thực hiện trực tiếp. Cả giấy chuyển đến lẫn giấy chuyển chỗ đều không thể nộp qua mạng.
Bản dịch tiếng Việt của Q3 trong bộ Hỏi–Đáp công khai của Cơ quan Kỹ thuật số (Digital Agency).
Vậy ranh giới rất sạch:
| Việc | Trực tuyến được không? |
|---|---|
| Giấy chuyển đi (tenshutsu todoke) | Được, qua cổng thông tin |
| Báo trước cho địa phương mới về lịch bạn lên quầy | Được, dưới dạng hẹn hoặc báo trước |
| Giấy chuyển đến (tennyu todoke) | Không. Phải đến trực tiếp |
| Giấy chuyển chỗ (tenkyo todoke) trong cùng địa phương | Không. Phải đến trực tiếp |
| Chuyển ra nước ngoài | Không thuộc phạm vi dịch vụ |
Cơ quan Kỹ thuật số không công bố số ngày cho việc nhận giấy chuyển đi trực tuyến sớm nhất là bao lâu trước khi chuyển. Cái đó do từng địa phương đặt — vẫn là sự khác biệt giữa các địa phương đã nói ở trên, chỉ đi tới từ một hướng khác.
Buổi lên quầy không tránh được, và mang gì theo
Vì giấy chuyển đến phải nộp trực tiếp nên mỗi lần chuyển qua ranh giới hành chính đều có ít nhất một buổi lên quầy. Hãy làm cho buổi đó đáng công.
Bộ Nội vụ và Truyền thông nêu rằng khi nộp giấy chuyển đến và giấy chuyển chỗ thì phải mang theo thẻ cư trú hoặc giấy tờ tương đương. Nhưng lý do từ phía bạn mạnh hơn là chuyện làm đủ danh sách giấy tờ: chính hành động nộp thẻ mới khiến buổi lên quầy đó được coi là việc khai báo mà luật nhập cư yêu cầu, qua quy định coi như đã khai ở Điều 19-9 khoản 3 Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Cơ chế đó, và chuyện gì hỏng khi thiếu thẻ, nằm ở bài về đổi địa chỉ trên thẻ cư trú.
Tối thiểu hãy mang:
- Thẻ cư trú của bạn, và thẻ của từng người trong hộ được đăng ký.
- Thẻ My Number cùng các mã số cá nhân.
- Giấy chứng nhận chuyển đi, trừ khi bạn đã nộp giấy chuyển đi bằng thẻ My Number, khi đó sẽ không có giấy này.
- Thẻ bảo hiểm y tế quốc dân, nếu bạn đang tham gia.
Chuyện giấy chứng minh quan hệ với chủ hộ
Nhiều bài viết trên mạng khẳng định rằng khi nộp giấy chuyển đến, bạn luôn cần một giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền ở nước mình cấp để chứng minh quan hệ với chủ hộ, kèm bản dịch tiếng Nhật. Đó không phải quy tắc chung. Tờ khai chuyển đến đúng là có mục họ tên chủ hộ và quan hệ của bạn với chủ hộ, theo Điều 22 khoản 1 mục 5.
Nhưng phần yêu cầu giấy chứng minh và bản dịch được bộ chủ quản mô tả chủ yếu trong bối cảnh đăng ký lần đầu sau khi từ nước ngoài sang, chứ không phải một quy tắc chung toàn quốc cho việc chuyển giữa hai địa chỉ trong nước Nhật. Cách làm khác nhau theo địa phương: Shinjuku viết rằng loại giấy này "có thể cần", và khi cần thì quận yêu cầu bản dịch tiếng Nhật có ghi rõ người dịch; trong khi có địa phương khác không nhắc gì đến điểm này cho các trường hợp chuyển trong nước. Hãy hỏi nơi bạn chuyển đến thay vì tự kết luận theo hướng nào.
Thẻ My Number tại quầy, và mốc 90 ngày không phải của nhập cư
Khi nộp giấy chuyển đến, thẻ My Number cần được cập nhật nội dung in trên thẻ và làm bước tiếp tục sử dụng. Làm luôn trong cùng buổi đó.
Nếu không làm, các chính quyền địa phương công bố rằng khi đã quá 90 ngày kể từ thủ tục chuyển đến thì không tiếp tục sử dụng thẻ được nữa và thẻ mất hiệu lực. Câu này đến từ nguồn của chính quyền địa phương. Nó là một quy tắc về một tấm thẻ.
Đây không phải mốc 90 ngày của luật nhập cư. Quy định của luật nhập cư nằm ở Điều 22-4 khoản 1 mục 9 Luật Quản lý xuất nhập cảnh: người đã rời khỏi nơi ở đã khai mà không khai nơi ở mới trong vòng 90 ngày kể từ ngày rời đi rơi vào một căn cứ để hủy bỏ tư cách lưu trú. Một bên là mất một tấm thẻ. Một bên là chuyện được phép ở lại Nhật hay không. Bài viết nào coi hai cái đó là một thì chưa kiểm tra kỹ cái nào.
Hai việc nên làm luôn ở cùng cái quầy đó
Bảo hiểm y tế quốc dân. Nếu bạn đang tham gia, đây là chế độ do từng địa phương vận hành, nên vượt qua ranh giới hành chính nghĩa là rút khỏi bên này và tham gia lại ở bên kia. Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi ấn định 14 ngày cho các thủ tục này. Giấy tờ cụ thể khác nhau theo địa phương, và người lưu trú ngắn hạn không thuộc đối tượng của chế độ này.
Lương hưu quốc dân. Với người tham gia loại 1 mà số My Number đã được liên kết với số hưu trí cơ bản, cơ quan hưu trí nói về nguyên tắc không cần khai báo đổi địa chỉ, kể cả khi chuyển qua địa phương khác. Trường hợp chưa liên kết thì khai tại quầy địa phương. Tình trạng liên kết có thể kiểm tra qua tài khoản trực tuyến của cơ quan hưu trí hoặc tại văn phòng hưu trí. Lưu ý là không có số ngày nào được công bố cho việc này, nên đừng mượn con số 14 ngày của bảo hiểm y tế mang sang đây.
Chỗ của phần giấy tờ này trong cả lần chuyển nhà
Các tờ khai là bộ xương hành chính của một lần chuyển nhà, nhưng chúng không phải phần có thời gian báo trước gắt nhất. Điện, nước và gas có lịch riêng, và một trong ba thứ đó đòi phải có người ở nhà — chuyện này nằm ở bài về điện nước gas khi chuyển nhà. Toàn bộ trình tự, thời hạn và chế tài thì ở bài tổng hợp về chuyển nhà trong nước Nhật.
Nếu lần chuyển này cũng là lần đổi kiểu nhà ở — từ ký túc xá công ty ra căn hộ tự thuê, hoặc từ nhà chung sang nhà riêng — thì phía hợp đồng thuê nhà chạy theo một cái đồng hồ khác nữa, và bài về thuê nhà ở Nhật cho người nước ngoài xử lý phần đó. Còn nếu đây là những tháng đầu của bạn ở Nhật thì danh sách việc cần làm khi mới sang bao quát phần rộng hơn.
FAQ
Tôi không phải người Nhật, dùng dịch vụ chuyển nhà trực tuyến thật được à?
Được. Câu trả lời công khai của Cơ quan Kỹ thuật số là người mang quốc tịch nước ngoài dùng được nếu có thẻ My Number. Điều kiện là tấm thẻ, không phải quốc tịch và cũng không phải một tư cách lưu trú cụ thể nào.
Nộp giấy chuyển đi qua mạng rồi thì có còn phải lên quầy ở nơi mới không?
Có. Giấy chuyển đến không nộp trực tuyến được, vì cơ quan chức năng coi việc xác nhận trực tiếp sự tồn tại và nhân thân của người khai là không thể thiếu. Kênh trực tuyến bỏ bớt một chuyến — chuyến đến quầy cũ — chứ không bỏ cả hai.
Tôi chuyển trong cùng một thành phố. Làm qua mạng được không?
Không. Giấy chuyển chỗ nằm cùng nhóm với giấy chuyển đến và không nộp trực tuyến được. Thời hạn là 14 ngày kể từ ngày chuyển, làm tại quầy địa phương, và nhớ mang thẻ cư trú.
Nộp giấy chuyển đi được từ bao nhiêu ngày trước?
Không có câu trả lời chung cho cả nước. Luật yêu cầu nộp trước mà không ấn định số ngày, nên mỗi địa phương tự đặt khung, và khung đó có thể khác nhau giữa quầy trực tiếp và kênh trực tuyến ngay trong cùng một địa phương. Hãy xem quy định mà địa phương bạn sắp rời đi công bố.
Không ai đưa tôi giấy chứng nhận chuyển đi. Tôi phải làm gì?
Nếu bạn nộp giấy chuyển đi bằng thẻ My Number thì đó là chuyện bình thường. Trường hợp đó không cấp giấy chứng nhận, và cũng không cần đính kèm khi nộp giấy chuyển đến. Hãy mang thẻ My Number ra quầy ở nơi mới.
Nhờ người khác làm thay được không?
Qua kênh trực tuyến thì không, vì kênh đó được xây quanh chính thẻ My Number của bạn và các mã số cá nhân đi kèm, không cho dùng người đại diện. Với thủ tục tại quầy, quy định về việc nộp thay do địa phương đặt ra, nên hãy hỏi nơi đó xem họ chấp nhận giấy ủy quyền kiểu gì.
Tôi có cần giấy chứng minh quan hệ với chủ hộ không?
Có thể cần, nhưng đó không phải yêu cầu thống nhất toàn quốc cho việc chuyển giữa hai địa chỉ trong nước Nhật. Phần mô tả về giấy chứng minh quan hệ và bản dịch chủ yếu liên quan đến việc đăng ký sau khi từ nước ngoài sang. Các địa phương làm khác nhau: nơi này viết là có thể cần và yêu cầu bản dịch ghi rõ người dịch, nơi kia không nhắc đến. Hãy hỏi trước nơi bạn chuyển đến.
Tôi chưa có thẻ My Number thì làm thế nào?
Bạn làm cả hai tờ khai tại quầy như bình thường: giấy chuyển đi ở địa phương cũ, giấy chuyển đến ở địa phương mới, và nhận giấy chứng nhận chuyển đi ở giữa. Cái bạn không dùng được chỉ là kênh trực tuyến, vì kênh đó chạy bằng chứng thư điện tử trong thẻ.
