- Hồ sơ thuê nhà thường hỏi bốn nhóm giấy tờ: nhân thân, thu nhập, đăng ký cư trú, và thông tin thanh toán.
- Thẻ cư trú quan trọng hơn hộ chiếu, và thời hạn còn lại trên thẻ còn quan trọng hơn cả hai. Thẻ còn bảy tháng mà hợp đồng hai năm là lý do khiến hồ sơ im lặng phổ biến nhất.
- Cái bẫy vòng tròn: muốn có juminhyo thì phải đăng ký địa chỉ, muốn đăng ký địa chỉ thì phải có chỗ ở, mà chỗ ở lại đang đòi bạn hai thứ kia.
- Thực tập sinh và kỹ năng đặc định hay kẹt ở giấy tờ thu nhập, vì phần lớn hồ sơ do công ty hoặc nghiệp đoàn giữ. Bài này nói rõ xin cái gì và xin ai.
- Hồ sơ trượt vì lệch thông tin nhiều hơn là vì thiếu giấy: sai thứ tự tên, thiếu số phòng, sai ngày tháng.
- Có hướng nhẹ giấy tờ hơn: đơn vị quảng cáo ở đây không cần người bảo lãnh, chỉ cần người liên lạc khẩn cấp, và ký hợp đồng trực tuyến. Tokyo, từ 18 đến 49 tuổi.
Giấy tờ chưa đủ, mà vẫn cần một địa chỉ ngay?
Phòng có sẵn nội thất ở Tokyo từ 38.000 yên/tháng, vào nhà khoảng 30.000 đến 50.000 yên. Không cần người bảo lãnh, không cọc, không tiền lễ. Từ 18 đến 49 tuổi, chỉ dành cho khách lần đầu.
Không ai đưa cho bạn một danh sách khi xuống sân bay. Bạn tìm được phòng, nhân viên môi giới gửi một cái đơn, và cái đơn hỏi những thứ bạn hoặc chưa có, hoặc chưa nghe tên bao giờ. Vài ngày sau công ty bảo lãnh gửi thêm một danh sách nữa, không hoàn toàn giống danh sách trước.
Đây là danh sách mà lẽ ra phải có người đưa cho bạn, cộng với phần gây rắc rối thật sự: phải làm sao với những giấy tờ mà bạn chỉ lấy được sau khi đã có đúng căn hộ mà bạn đang xin thuê.
Bốn nhóm giấy tờ thường bị hỏi
Không phải ai cũng bị hỏi đủ, và một share house hỏi ít hơn hẳn một chủ nhà thông thường có công ty bảo lãnh đứng sau.
| Nhóm | Thường được yêu cầu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhân thân | Thẻ cư trú (zairyu card), cả hai mặt. Hộ chiếu, đôi khi chỉ trang ảnh và trang visa | Thẻ cư trú mới là giấy tờ chính. Mặt sau ghi địa chỉ đã đăng ký |
| Thu nhập | Hợp đồng lao động hoặc thư mời làm việc; phiếu lương gần đây, thường hai đến ba tháng; gensen-choshu-hyo, tức giấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty cấp | Du học sinh thì thay bằng giấy chứng nhận đang học (zaigaku shomeisho) cộng giấy tờ thu nhập của người bảo trợ |
| Cư trú và đăng ký | Juminhyo, giấy chứng nhận cư trú lấy ở tòa thị chính quận hoặc thành phố | Chỉ có sau khi bạn đã đăng ký địa chỉ ở đó. Nhiều nơi cho nộp sau khi được duyệt |
| Thanh toán | Thông tin tài khoản ngân hàng để làm giấy ủy nhiệm thu tiền nhà, hoặc thẻ tín dụng; đôi khi phải chụp sổ ngân hàng | Một số công ty môi giới và đơn vị cho thuê nhận thanh toán bằng thẻ thay vì trừ tự động qua tài khoản Nhật |
Thẻ cư trú, và vì sao nó quan trọng hơn hộ chiếu
Hộ chiếu chứng minh bạn là ai. Thẻ cư trú chứng minh bạn được phép sống ở Nhật, với tư cách lưu trú nào, và đến khi nào. Vế cuối cùng mới là thứ chủ nhà và công ty bảo lãnh thật sự đang đọc.
Vài điểm cụ thể, vì đây là chỗ hồ sơ hay hỏng:
- Phải chụp cả hai mặt. Mặt sau ghi lịch sử thay đổi địa chỉ và phần cho phép làm việc ngoài tư cách lưu trú, gọi là shikakugai katsudo kyoka. Bản chụp một mặt bị trả lại ngay, mất thêm một hai ngày.
- Tư cách lưu trú ghi trên thẻ được đọc rất kỹ. Với thực tập sinh, kỹ năng đặc định và du học sinh, bên thẩm định thường suy ra luôn cả kiểu thu nhập và độ dài hợp đồng lao động từ dòng này, trước khi xem đến giấy tờ thu nhập.
- Bản chụp phải rõ. Ảnh chụp nghiêng, lóa đèn, cắt mất góc thẻ đều bị yêu cầu gửi lại. Nghe vặt vãnh, nhưng mỗi lần gửi lại là một lần hồ sơ nằm chờ.
Thời hạn còn lại so với độ dài hợp đồng
Đây là phần quan trọng nhất của cả bài, và cũng là phần ít được nói rõ nhất.
Hợp đồng thuê nhà tiêu chuẩn ở Nhật là hai năm. Công ty bảo lãnh nhìn vào ngày hết hạn trên thẻ cư trú của bạn và so với hai năm đó. Nếu thẻ còn dưới một năm, nhiều nơi bắt đầu do dự; có nơi đề nghị bạn nộp lại sau khi gia hạn xong. Điều này đánh trúng người Việt nhiều hơn các nhóm khác, vì thẻ của thực tập sinh và kỹ năng đặc định thường được cấp theo chu kỳ một năm, và du học sinh thì gắn theo khóa học.
Ba cách xử lý, theo thứ tự hiệu quả:
- Gia hạn trước rồi mới nộp hồ sơ. Nếu bạn còn xoay được lịch, đây là thứ làm thay đổi hồ sơ mạnh hơn mọi giấy tờ khác. Thẻ mới còn hai ba năm thì cả câu chuyện đổi khác.
- Nếu đã nộp đơn gia hạn, hãy nói ra và nộp kèm biên nhận. Đừng im lặng chờ họ tự hiểu. Biên nhận của cục xuất nhập cảnh là bằng chứng có giá trị thật với bên thẩm định.
- Chọn loại hợp đồng ngắn hơn. Share house và phòng có sẵn nội thất xét thời hạn lưu trú nhẹ hơn hẳn, vì bản thân hợp đồng của họ ngắn và ra vào là chuyện bình thường. Xem thêm thuê nhà ngắn hạn ở Tokyo.
Đừng bao giờ khai thời hạn dài hơn thực tế trên đơn, kể cả khi đơn gia hạn đang chờ. Bên thẩm định luôn đối chiếu với bản chụp thẻ, và một con số lệch làm hỏng cả hồ sơ nhanh hơn một cái thẻ sắp hết hạn.
Giấy tờ thu nhập khi công ty hoặc nghiệp đoàn giữ hết
Đây là chỗ vướng riêng của người Việt sang Nhật theo diện thực tập sinh và kỹ năng đặc định, và các bài hướng dẫn tiếng Anh gần như không nhắc tới.
Trên lý thuyết bạn cần phiếu lương và gensen-choshu-hyo. Trên thực tế, nhiều người chưa từng cầm bản giấy nào: nghiệp đoàn hoặc công ty tiếp nhận giữ hồ sơ, tiền nhà ký túc và các khoản khác được trừ thẳng vào lương, còn giấy tờ thì nằm ở phòng nhân sự. Có người sang được hơn một năm mà vẫn chưa biết gensen-choshu-hyo của mình trông ra sao.
Những thứ dùng được, xếp từ mạnh đến yếu:
| Giấy tờ | Xin ở đâu | Sức nặng |
|---|---|---|
| Gensen-choshu-hyo (giấy khấu trừ thuế cả năm) | Phòng nhân sự công ty tiếp nhận; thường cấp vào cuối năm | Mạnh nhất. Chỉ tồn tại nếu bạn đã làm việc qua một năm thuế |
| Phiếu lương 2 đến 3 tháng gần nhất (kyuyo meisaisho) | Công ty; nếu chỉ phát bản điện tử thì xin bản in có đóng dấu | Mạnh, và là thứ hay được hỏi nhất |
| Giấy chứng nhận đang làm việc (zaishoku shomeisho) | Công ty tiếp nhận, có khi phải qua nghiệp đoàn | Trung bình đến mạnh, nhất là khi ghi rõ mức lương và ngày vào làm |
| Hợp đồng lao động | Bản bạn đã ký lúc sang; nếu mất thì xin lại bản sao | Trung bình. Chứng minh loại hợp đồng và thời hạn |
| Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú (kazei shomeisho) | Tòa thị chính nơi bạn đăng ký cư trú | Trung bình. Bạn tự lấy được, không cần qua công ty |
| Sổ hoặc sao kê ngân hàng cho thấy lương về đều | Ngân hàng của bạn | Yếu hơn, nhưng có còn hơn không |
Mấy điều nên biết trước khi đi hỏi:
- Xin giấy tờ thu nhập là quyền bình thường của người lao động, không phải chuyện phải ngại. Nói rõ mục đích là "làm hồ sơ thuê nhà" thì phần lớn nơi làm luôn.
- Hỏi thẳng phòng nhân sự trước, đừng hỏi qua ba bốn người. Nếu công ty bảo phải qua nghiệp đoàn thì mới liên hệ nghiệp đoàn, và nói rõ hạn nộp hồ sơ để họ biết là gấp.
- Xin dư một bản. Công ty bảo lãnh và công ty môi giới có khi đòi hai bộ riêng, và xin lần hai thường lâu hơn lần đầu.
- Nếu công việc chưa bắt đầu, hãy nhờ công ty ghi ngày vào làm và mức lương trên giấy có tiêu đề công ty. Yếu hơn phiếu lương, nhưng không phải là không có gì.
Nếu bạn vừa đổi công ty, phần thu nhập sẽ mỏng trong vài tháng đầu dù bạn có thu nhập thật. Đó là lý do rất nhiều người bị từ chối ngay sau khi chuyển việc; xem thêm bị từ chối thuê nhà thì làm gì.
Cái vòng luẩn quẩn của người mới sang
Đây là vòng gần như ai mới sang cũng vấp. Bạn không đăng ký địa chỉ được nếu chưa có chỗ ở. Bạn không lấy được juminhyo nếu chưa đăng ký. Nhiều ngân hàng muốn thấy địa chỉ đã đăng ký, có nơi còn đòi thời gian cư trú tối thiểu. Giấy ủy nhiệm thu tiền nhà thì cần tài khoản ngân hàng. Mà tất cả những thứ đó đang bị đòi để bạn có được cái địa chỉ mở khóa cho tất cả những thứ đó.
Thứ tự chạy được trong thực tế, sau khi hạ cánh:
- Có chỗ ở trước đã, bằng con đường nào ít đòi hỏi nhất: share house, phòng có sẵn nội thất, ký túc của công ty hoặc trường, kể cả ở tạm một tháng trong lúc tìm. Cái địa chỉ đó là chìa khóa mở phần còn lại.
- Đăng ký địa chỉ tại tòa thị chính quận hoặc thành phố, mang theo thẻ cư trú và hộ chiếu; nhân viên sẽ ghi địa chỉ vào mặt sau thẻ. Người ta hay nói là trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến, nhưng hãy hỏi lại chính tòa thị chính về hạn và giấy tờ cần mang.
- Lấy juminhyo ngay hôm đó hoặc sau, đây là giấy có thu phí. Hỏi xem hồ sơ của bạn cần loại có ghi quốc tịch và tư cách lưu trú hay không, vì một số công ty môi giới đòi đúng loại đó.
- Mở tài khoản ngân hàng, rồi làm hợp đồng điện thoại. Một số điện thoại Nhật đứng tên bạn quan trọng hơn nhiều người tưởng, vì khâu thẩm định gần như luôn có một cuộc gọi.
- Rồi mới nộp hồ sơ thuê hợp đồng dài, lúc này đã cầm đủ những thứ trước đó còn thiếu.
Trong lúc chờ, nhiều công ty môi giới vẫn chấp nhận thẻ cư trú chưa ghi địa chỉ, một địa chỉ tạm hoặc khách sạn ghi trên đơn, và cho nộp juminhyo trong một khoảng thời gian sau khi dọn vào. Không nơi nào bắt buộc phải như vậy, nên hãy hỏi chứ đừng mặc định. Cách toàn bộ quy trình khớp vào nhau thì xem bài thuê nhà ở Nhật cho người nước ngoài.
Quy định thật sự khác nhau giữa các tòa thị chính, công ty môi giới, ngân hàng và công ty bảo lãnh, và không có gì ở trên là quy định pháp luật mà bạn viện dẫn để bắt ai phải làm theo. Hãy hỏi chính người đang xử lý hồ sơ của bạn cần những gì, và xin bằng văn bản nếu được.
Thoát vòng luẩn quẩn: có địa chỉ trước đã.
Hơn 6.000 phòng do chính đơn vị quản lý ở khu vực Tokyo, ký hợp đồng trực tuyến không cần đến văn phòng, nên chốt được phòng từ khi còn ở Việt Nam. Hỗ trợ 12 ngôn ngữ trong đó có tiếng Việt, làm cả cuối tuần.
Đặt buổi tư vấn trực tuyến miễn phí
Những chi tiết lặng lẽ đánh trượt hồ sơ
Phần lớn hồ sơ bị treo không phải vì thiếu giấy. Là vì có một tờ giấy không khớp với tờ giấy khác.
- Thứ tự tên và cách viết bằng chữ La tinh. Hãy chép tên đúng y như in trên thẻ cư trú: đúng thứ tự, đúng khoảng cách, đúng cách xử lý tên đệm. Tên người Việt có ba bốn chữ nên chỗ này lệch rất dễ: thẻ ghi họ trước mà tài khoản ngân hàng ghi họ sau là sẽ bị hỏi. Nếu hộ chiếu và thẻ ghi khác nhau, hãy nói trước ngay từ đầu.
- Địa chỉ phải đủ đến số phòng. Địa chỉ Nhật gồm cả tên tòa nhà và số phòng, và người ta đối chiếu từng ký tự với juminhyo và thẻ cư trú. Bỏ số phòng hoặc viết tắt tên tòa nhà là hồ sơ bị trả lại.
- Thời hạn lưu trú so với hợp đồng, như đã nói ở trên. Đây là điểm lệch tốn kém nhất.
- Hanko, con dấu cá nhân. Ký tay ngày càng được chấp nhận và nhiều hợp đồng nhận chữ ký không hỏi lại. Một số nơi vẫn đòi con dấu, và một con dấu thường mua ở tiệm văn phòng phẩm là đủ. Con dấu đăng ký (jitsuin) kèm giấy chứng nhận thì rất hiếm khi cần cho việc thuê nhà. Hỏi trước rồi hãy mua.
Trường hợp của bạn thay đổi những gì
Thực tập sinh và kỹ năng đặc định
Chỗ ở đầu tiên thường do nghiệp đoàn hoặc công ty tiếp nhận lo, nên bạn chỉ gặp bộ hồ sơ này lúc đổi công ty, chuyển tư cách, hoặc chuyển tỉnh. Ba việc nên làm trước khi nộp: xin đủ phiếu lương và giấy chứng nhận đang làm việc từ nơi làm hiện tại trước khi nghỉ, kiểm tra thời hạn thẻ cư trú, và làm số điện thoại Nhật đứng tên mình nếu số cũ do công ty đứng tên.
Du học sinh
Giấy tờ thu nhập được thay bằng giấy chứng nhận đang học, và thường cần thêm người bảo trợ: bố mẹ ở Việt Nam hoặc họ hàng ở Nhật nộp giấy tờ thu nhập của họ, đôi khi kèm giấy chứng minh quan hệ. Một số trường đứng ra bảo lãnh hoặc có ký túc xá, nên hỏi phòng công tác sinh viên trước khi hỏi công ty môi giới. Thu nhập làm thêm hiếm khi đủ để qua thẩm định một mình.
Đăng ký từ Việt Nam, trước khi sang
Chưa có thẻ cư trú, chưa có địa chỉ, chưa có tài khoản ngân hàng, chưa có số điện thoại Nhật. Phần lớn công ty môi giới thông thường không xử lý được trường hợp này. Cái chạy được là những đơn vị ký hợp đồng trực tuyến và chấp nhận địa chỉ cùng số điện thoại ở nước ngoài lúc đăng ký, còn thông tin thẻ cư trú thì bổ sung sau khi bạn hạ cánh.
Làm tự do hoặc tự kinh doanh
Không có phiếu lương. Thay thế thường là bản sao tờ khai thuế (kakutei shinkoku), giấy chứng nhận đã nộp thuế, sao kê ngân hàng cho thấy thu nhập đều, và hợp đồng với khách hàng. Hãy chuẩn bị tinh thần bị soi kỹ hơn, và có thể được đề nghị trả trước vài tháng tiền nhà.
Hướng nhẹ giấy tờ, và nó thật sự hỏi những gì
Số lượng giấy tờ không cố định. Nó tăng giảm theo mức rủi ro mà chủ nhà phải gánh, và những đơn vị xây mô hình quanh phòng có sẵn nội thất, ra vào ngắn hạn thì gánh một kiểu rủi ro khác.
Đơn vị quảng cáo ở đây vận hành hai loại: share house, dùng chung bếp và khu vệ sinh, và căn hộ khép kín có sẵn nội thất kiểu một buồng hoặc 1K, không dùng chung gì, một số phòng cho hai người ở. Với cả hai loại, không cần người bảo lãnh: không hoshonin, không thẩm định của công ty bảo lãnh, chỉ cần một người liên lạc khẩn cấp, và người đó có thể là gia đình ở Việt Nam. Hợp đồng làm trọn gói trực tuyến, không phải đến văn phòng, nên thu xếp được từ trước khi bay, lúc trong tay bạn mới chỉ có hộ chiếu và visa.
Tiền nhà từ 38.000 yên mỗi tháng, so với khoảng 78.000 yên trở lên ở 23 quận Tokyo, và chi phí vào nhà là một gói duy nhất: không cọc, không tiền lễ, không phí môi giới, thường 30.000 đến 50.000 yên tùy phòng và tùy gói. Hãy tính theo mức 50.000 yên cho chắc. Phòng có sẵn giường, bàn, ghế, rèm, điều hòa, tủ lạnh, lò vi sóng, máy giặt và tivi. Hợp đồng một năm, nhưng ở tối thiểu một tháng và báo trước một tháng là ra được, còn chuyển sang tòa nhà khác của họ thì không mất phí. Để so sánh, một hợp đồng thông thường thường ngốn 4 đến 6 tháng tiền nhà để vào ở, và cần đủ mọi giấy tờ kể trên.
Nói thẳng phần giới hạn: người nộp đơn phải từ 18 đến 49 tuổi, chương trình này ở Tokyo và chỉ dành cho khách lần đầu, share house thì dùng chung thật, và phí quản lý cùng điện nước không được công bố, nên hãy hỏi con số tổng mỗi tháng bằng văn bản trước. Bản đánh giá không tô hồng ở bài đánh giá Xross House.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có tài khoản ngân hàng Nhật thì thuê nhà được không?
Đôi khi được. Một số công ty môi giới và đơn vị cho thuê nhận thẻ tín dụng hoặc phiếu thanh toán ở cửa hàng tiện lợi trong lúc bạn chờ mở tài khoản. Chủ nhà dùng công ty bảo lãnh thì trước sau cũng muốn có ủy nhiệm thu tự động. Hãy hỏi ngay lúc nộp đơn, đừng hỏi sau khi ký.
Chưa từng đăng ký địa chỉ thì lấy juminhyo bằng cách nào?
Không lấy được. Giấy này sinh ra từ sổ đăng ký cư trú, nên chỉ tồn tại sau khi bạn khai báo chuyển đến với tòa thị chính. Hãy có một địa chỉ trước, đăng ký, rồi mới xin giấy. Chính vì lý do này mà nhiều công ty môi giới cho nộp bổ sung sau khi dọn vào.
Thẻ cư trú của tôi còn tám tháng. Có nên nộp hồ sơ không?
Có, nhưng hãy lường trước là hợp đồng hai năm sẽ vướng. Nếu gia hạn được thì gia hạn trước, và khi nộp hãy nói rõ kèm biên nhận. Hợp đồng ngắn hơn của share house hoặc phòng có sẵn nội thất xét thời hạn còn lại nhẹ hơn nhiều.
Công ty tôi không chịu cấp phiếu lương bản giấy thì sao?
Hãy in bản điện tử ra và xin phòng nhân sự đóng dấu công ty, hoặc xin một giấy chứng nhận đang làm việc ghi rõ mức lương và ngày vào làm. Nếu nghiệp đoàn giữ hồ sơ thì đề nghị công ty liên hệ giúp và nói rõ hạn nộp. Bạn cũng có thể tự lấy giấy chứng nhận nộp thuế ở tòa thị chính mà không cần qua công ty.
Ký hợp đồng thuê nhà có cần hanko không?
Thường là không, chữ ký tay giờ được chấp nhận rộng rãi. Nơi nào vẫn đòi thì một con dấu thường không đăng ký là đủ; con dấu đăng ký kèm giấy chứng nhận rất hiếm khi cần cho việc thuê nhà. Hỏi trước rồi hãy mua.
Giấy tờ tiếng Việt có cần dịch công chứng không?
Tùy nơi. Nhiều công ty môi giới nhận bản dịch thường kèm bản gốc; một số muốn bản dịch do công ty dịch thuật làm. Không có chuẩn chung, nên hãy hỏi họ chấp nhận dạng nào trước khi bỏ tiền dịch.
Trong tay mới có hộ chiếu và visa, chưa có gì khác?
Share house và căn hộ khép kín có sẵn nội thất ở Tokyo. Chỉ cần người liên lạc khẩn cấp thay cho người bảo lãnh, ký hợp đồng trực tuyến từ nước ngoài, ở từ một tháng. Từ 18 đến 49 tuổi.
