Thành lập công ty tại Nhật: chi phí thật và ba thông tri cho người nước ngoài

Phần lớn người Việt đọc trang này không đi vào đề tài thành lập công ty từ hướng của một nhà đầu tư. Con đường quen thuộc hơn là thực tập kỹ năng, kỹ năng đặc định hoặc du học, rồi mấy năm đi làm, rồi một công việc nhận riêng bên ngoài lớn dần lên cho tới lúc câu hỏi trở thành: có nên đứng ra lập hẳn một pháp nhân không, và nó ngốn mất bao nhiêu. Câu hỏi thứ hai thường mới là câu quyết định. Vì vậy bài này xếp thông tin theo thứ tự tiền, chứ không theo thứ tự trang trọng.

Điều đó có nghĩa là loại hình gōdō kaisha được nói trước và nói kỹ. Bài này giữ nguyên tên tiếng Nhật của nó vì không có loại hình doanh nghiệp nào của Việt Nam trùng khít để mượn tên. Đó là loại hình mà nhà nước thu ít nhất, cần ít bước nhất, và bị mô tả sai nhiều nhất trong tài liệu tiếng nước ngoài — thường theo hướng gán cho nó những nghĩa vụ mà luật không đặt lên nó.

Thủ tục thành lập, về cơ bản, là đúng thủ tục mà một người Nhật đi qua. Chỗ khác biệt thì ít, có thật, và mỗi chỗ đều được chốt bằng một thông tri đã công bố mà bạn có thể dẫn số hiệu ra. Từ năm 2015 đến năm 2017, Bộ Tư pháp lần lượt gỡ bỏ những trở ngại vốn chặn người nước ngoài ngay ở bước đầu tiên: nơi cư trú của giám đốc, tài khoản nhận vốn góp, ngân hàng giữ tài khoản đó, và tấm giấy chứng nhận đăng ký con dấu mà bạn không có. Rất ít tài liệu tiếng nước ngoài cập nhật kịp.

Nội dung dưới đây dựng trên tài liệu của Bộ Tư pháp và các Cục Pháp vụ, trên Luật Công ty và Luật Đăng ký thương mại như được công bố trên e-Gov, trên Sở Thuế quốc gia, Cục Kỹ thuật số và JETRO. Chỗ nào các nguồn đó không chốt được câu hỏi, bài này nói rằng chúng không chốt được. Bài viết ngày 22 tháng 8 năm 2026. Niên hiệu Nhật được ghi kèm năm dương lịch, vì có ngày bạn sẽ cần đọc đúng số hiệu thông tri ra ở quầy.

Hai loại hình, và những con số phân tách chúng

Việc chọn giữa gōdō kaisha và kabushiki kaisha thường bị đem ra tranh luận theo hướng thể diện. Những khác biệt có thể phát biểu một cách chính xác thì lại thuộc về thủ tục và tiền bạc, và bảng dưới đây xếp gōdō kaisha lên trước vì đó là cột rẻ hơn ở mọi dòng có tiền.

Đọc dòng đầu tiên bằng con số chứ đừng bằng cảm giác. Chênh lệch giữa 60.000 yen và 150.000 yen là 90.000 yen, và đó mới chỉ là dòng thứ nhất. Dòng thứ hai lấy đi thêm một khoản nữa, vì gōdō kaisha không có bước công chứng điều lệ, nên không phát sinh phí công chứng viên. Và vì phần điều lệ bị đánh thuế tem là bản gốc do công chứng viên lưu giữ, mà loại hình này không có bản nào như vậy, nên khoản thuế tem cũng không xuất hiện. Ba dòng đầu của hóa đơn nhà nước, đối với gōdō kaisha, thu về đúng một dòng.

Hai dòng trong bảng thường xuyên bị nói sai, và cả hai đều bị nói sai theo hướng làm gōdō kaisha trông nặng nề hơn thực tế.

Dòng nhiệm kỳ mười năm không phải một quy tắc chung về giám đốc ở Nhật. Nó thuộc về một công ty không đại chúng đã đưa nội dung đó vào điều lệ của mình. Một công ty cổ phần không làm gì cả thì có nhiệm kỳ hai năm, và có những lần đăng ký bổ nhiệm lại phải nộp, mỗi lần đều là một thủ tục và một khoản chi. Gōdō kaisha không có dòng chi phí lặp lại đó, vì luật không đặt ra nhiệm kỳ cho loại hình này.

Nghĩa vụ công bố báo cáo tài chính được đặt lên công ty cổ phần bằng chính chữ mở đầu của Điều 440 khoản 1. Việc đem nghĩa vụ ấy áp cho gōdō kaisha, như rất nhiều tài liệu tiếng nước ngoài vẫn làm, là đọc thêm vào một nghĩa vụ mà chủ ngữ của điều luật đã loại ra.

Riêng ô bên trái của dòng thứ tư, xin đọc đúng như nó được viết. Luật không đặt ra nhiệm kỳ cho thành viên điều hành nghiệp vụ của một gōdō kaisha; nhưng chúng tôi không tìm được tài liệu chính thức nào khẳng định một cách chủ động rằng họ không có nhiệm kỳ. Vì vậy cách diễn đạt phủ định là cách diễn đạt trung thực, và bài này giữ nguyên nó thay vì làm tròn thành một câu nghe gọn hơn.

Nhà nước thu bao nhiêu, trước khi có bất kỳ chuyên gia nào

Việc công chứng điều lệ của một công ty cổ phần được tính giá theo số vốn, theo Điều 35 của Nghị định về phí công chứng viên. Mức 50.000 yen được dẫn ở khắp nơi như thể nó là mức duy nhất, thật ra chỉ là bậc trên cùng.

Con số 15.000 yen là con số bị dẫn ẩu nhất, như thể vốn nhỏ tự nó là đủ. Có ba điều kiện, và cả ba phải cùng đúng: những người sáng lập phải đều là cá nhân và không quá ba người; điều lệ phải ghi rằng họ nhận mua toàn bộ số cổ phần phát hành khi thành lập; và điều lệ không được có quy định đặt ra hội đồng quản trị. Một pháp nhân đứng tên sáng lập, một người sáng lập thứ tư, hoặc một dòng về hội đồng quản trị trong điều lệ, đều đưa bạn trở lại mức 30.000 yen dù vốn có nhỏ đến đâu. Thỏa mãn hai trong ba điều kiện thì không giảm được đồng nào.

Bản sao được tính tiền riêng: 250 yen mỗi trang cho bản sao có chứng thực dạng giấy, 300 yen cho việc lưu giữ bản ghi điện tử, 700 yen cho việc cung cấp cùng nội dung thông tin đó.

Rồi đến thuế tem. Điều lệ công ty là văn bản thuộc loại số sáu trong bảng thuế tem của Sở Thuế quốc gia, mức 40.000 yen, và cột miễn thuế loại trừ mọi thứ ngoài bản mà công chứng viên lưu giữ theo quy định của Luật Công chứng. Nghĩa là khoản thuế rơi vào đúng một bản gốc đó, không rơi vào từng bản mà những người sáng lập cầm về. Đây là chỗ nhiều người bị báo giá gấp ba lần mức thật.

Điều lệ dạng điện tử được nói rộng rãi là thoát khỏi khoản thuế tem này, trên cơ sở rằng đó là loại thuế đánh vào những gì được ghi trên giấy và các phương tiện tương tự. Chúng tôi không lấy được một trang nào của Sở Thuế quốc gia gọi tên điều lệ điện tử một cách minh thị. Vì vậy hãy coi đó là một thông lệ lâu năm có một cách đọc luật đứng phía sau, chứ không phải một phán quyết đã công bố.

Toàn bộ hóa đơn của nhà nước, gom vào một chỗ

Bảng dưới đây gom lại những khoản mà nhà nước thu, để bạn tự cộng được con số của mình thay vì đi tìm từng mảnh ở từng mục. Nó không bao gồm thù lao của chuyên gia đăng ký tư pháp hay kế toán thuế, không bao gồm vốn góp — vốn không phải chi phí, nó là tiền của công ty bạn — và không bao gồm những khoản riêng của hoàn cảnh bạn như phí lấy giấy chứng nhận chữ ký ở nước ngoài.

Hãy nhìn cột giữa và cột phải của bốn dòng đầu tiên cạnh nhau. Ở phía gōdō kaisha, bốn dòng ấy chỉ có một ô có tiền, và đó là dòng thuế đăng ký với mức sàn 60.000 yen. Ở phía công ty cổ phần, cả bốn dòng đều có tiền. Đó là toàn bộ lý do vì sao bài này xếp gōdō kaisha lên trước: không phải vì loại hình đó tốt hơn cho mọi người, mà vì với người đang đếm từng vạn yen, khoảng cách giữa hai cột là khoảng cách quyết định có làm hay không.

Một lưu ý về cách đọc dòng thuế đăng ký. Mức tối thiểu chỉ là mức tối thiểu. Công thức là vốn nhân với 7/1000, nên khi vốn đủ lớn thì con số thật vượt lên trên mức sàn. Với gōdō kaisha, mức sàn 60.000 yen là con số bạn trả khi vốn còn nhỏ; khi vốn tăng, đến một lúc nào đó công thức sẽ vượt qua nó.

Ba thông tri mà người nước ngoài lập công ty cần biết

Bộ Tư pháp gom tài liệu về việc thành lập công ty bởi người không cư trú vào một chỗ, và phần cốt lõi là ba thông tri: bạn có được làm giám đốc từ nước ngoài không, vốn được góp vào tài khoản của ai, và tài khoản đó được đặt ở ngân hàng nào.

Toàn bộ giám đốc đại diện được phép cư trú ở nước ngoài

Thông tri Minshō số 29 ngày 16 tháng 3 năm 2015 (Heisei 27) đã thay đổi cách xử lý được xác lập năm 1984 và 1985, và quy định rằng hồ sơ có thể được tiếp nhận ngay cả khi không có giám đốc đại diện nào có địa chỉ tại Nhật Bản. Nó áp dụng cho việc đăng ký thành lập và cho việc bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại giám đốc đại diện.

Vậy nên câu "ít nhất một giám đốc đại diện phải cư trú tại Nhật" không phải một cách đọc thận trọng. Nó mô tả một quy tắc đã bị bãi bỏ trước cả khi phần lớn những trang đang lặp lại nó được viết ra. Nếu một dịch vụ bảo bạn phải đi tìm một người thường trú tại Nhật để đứng tên trong sổ đăng ký, hãy hỏi họ dựa vào thông tri nào. Điều rút ra được từ thay đổi này hẹp hơn vẻ ngoài của nó, và giới hạn ấy có một mục riêng ở cuối bài.

Vốn được góp vào tài khoản của ai

Vốn của một công ty cổ phần phải được góp trước khi đăng ký, theo Luật Công ty Điều 34 khoản 1; phần góp vốn của một gōdō kaisha phải được thực hiện chậm nhất vào thời điểm đăng ký, theo Điều 578. Vấn đề của người sáng lập là công ty chưa tồn tại, nên chưa có tài khoản công ty, mà bản thân họ cũng có thể chưa có tài khoản cá nhân tại Nhật. Thông tri Minshō số 41 ngày 17 tháng 3 năm 2017 (Heisei 29) đặt ra những gì được chấp nhận.

Hãy đọc dòng thứ ba thật chậm, vì đó là dòng bị trích sai theo hướng tiện lợi. Tài khoản của bên thứ ba không phải một lựa chọn mở cho tất cả; nó chỉ mở ra khi không một ai trong cả hai danh sách có địa chỉ tại Nhật Bản. Chỉ cần một người sáng lập đang sống ở Nhật là con đường đó đóng lại. Với rất nhiều người đọc trang này — người đang sống ở Nhật và định lập công ty ở đây — dòng thứ ba đơn giản là không dùng được, và hai dòng trên mới là hai dòng của bạn.

Có một điểm dễ thở nằm trong chính thông tri đó: khi quyền nhận tiền được ủy quyền, việc ủy quyền từ một trong số những người sáng lập là đủ, không cần một nghị quyết của tất cả.

Văn bản chứng minh việc góp vốn được quy định tại Điều 47 khoản 2 mục 5 của Luật Đăng ký thương mại, và thành phần của nó đến từ thông tri Minshō số 782 ngày 31 tháng 3 năm 2006 (Heisei 18): một giấy chứng nhận số tiền đã góp, do giám đốc đại diện được bổ nhiệm khi thành lập lập ra, cộng với hoặc bản sao sổ tiết kiệm ngân hàng, hoặc bảng kê giao dịch do tổ chức xử lý khoản góp vốn lập. Văn bản này không cần đóng dấu.

Tiền được phép nằm ở ngân hàng nào

Dòng thứ hai là dòng hữu ích và dòng thứ tư là cái bẫy. Một người sáng lập đang ở Singapore, giữ tài khoản tại chi nhánh Singapore của một ngân hàng Nhật, nằm trong phạm vi quy định; cũng người đó với một tài khoản tại một ngân hàng của Singapore thì không, dù dòng tiền có minh bạch đến đâu.

Với người đọc đang ở Việt Nam, dòng thứ tư nên được dịch thẳng ra thành hệ quả thực tế: một tài khoản mở tại một ngân hàng Việt Nam, ở Việt Nam, không phải là nơi vốn góp có thể nằm để phục vụ thủ tục này. Tài khoản đó không phải tổ chức xử lý khoản góp vốn theo quy định. Chuyện này không phải chuyện về việc bạn có bao nhiêu tiền hay tiền của bạn có sạch không; nó là chuyện về loại tổ chức nào được đứng ở đầu nhận.

Điều mà những thông tri trên không giải quyết, và chúng tôi cũng không trả lời được từ tài liệu chính thức, là liệu tiền có được phép chuyển đi từ một tài khoản tại một ngân hàng ngoài Nhật Bản vào một tài khoản đủ điều kiện hay không. Các thông tri nói về tổ chức nhận và giữ khoản góp vốn, không nói về nơi khoản chuyển tiền xuất phát. Nếu tiền của bạn đang ở nước ngoài, hãy đưa câu hỏi này cho chuyên gia đăng ký tư pháp trước khi bạn chuyển bất cứ khoản nào. Phần cơ chế đưa tiền vào một tài khoản Nhật Bản, vốn là một chủ đề riêng với bộ quy tắc riêng của nó, nằm trong bài về tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại Nhật, còn nếu tiền đi từ nước ngoài vào thì công cụ chuyển tiền là chủ đề của bài về Wise Business tại Nhật Bản.

Tấm giấy chứng nhận đăng ký con dấu mà bạn không có

Thủ tục của Nhật được xây quanh con dấu cá nhân đã đăng ký và giấy chứng nhận của nó, thứ mà một người nước ngoài sống ngoài Nhật Bản không thể lấy được. Thông tri Minshō số 100 ngày 28 tháng 6 năm 2016 (Heisei 28), sửa đổi năm 2017 (Heisei 29), cho phép giấy chứng nhận chữ ký đứng vào chỗ đó, và nêu đích danh những chỗ nào: chữ ký trên tờ khai đăng ký con dấu; văn bản chấp nhận nhậm chức của giám đốc được bổ nhiệm khi thành lập; văn bản chấp nhận nhậm chức của giám đốc đại diện; chữ ký trên các giấy tờ như biên bản họp hội đồng quản trị; và văn bản chứng minh việc từ nhiệm.

Ai được phép cấp giấy đó cũng được quy định: cơ quan có thẩm quyền của chính nước người đó; lãnh sự của nước đó, bao gồm lãnh sự tại cơ quan đại diện của nước đó ở Nhật Bản; cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản; và khi có lý do bất khả kháng, cơ quan có thẩm quyền của nước nơi người đó đang sống, hoặc một công chứng viên Nhật Bản.

Chi tiết về lãnh sự tại Nhật trong danh sách trên đáng được để ý, vì nó có nghĩa là tấm giấy này không phải lúc nào cũng đòi một chuyến về nước. Việc lấy giấy chứng nhận chữ ký tại một cơ quan đại diện của Nhật Bản ở nước ngoài — cách đặt hẹn, giấy tờ cần mang, lệ phí — thuộc thẩm quyền của Bộ Ngoại giao, và chúng tôi không xác nhận được.

Giấy tờ xác nhận nhân thân, và một loại giấy bị từ chối

Điều 61 khoản 7 của Quy tắc đăng ký thương mại đòi hỏi một giấy tờ xác nhận nhân thân của một số người giữ chức vụ. Bộ Tư pháp liệt kê những thứ thỏa mãn điều đó: bản sao giấy chứng nhận cư trú (jūminhyō) đã lược bỏ số cá nhân; bản sao phụ lục hộ tịch; bản sao thẻ đăng ký cư dân cơ bản; bản sao giấy phép lái xe hoặc giấy tờ tương tự; và bản sao mặt trước của Thẻ số cá nhân. Thẻ thông báo — tờ giấy được phát kèm số cá nhân, hiện vẫn nằm trong rất nhiều ngăn kéo — thì không được chấp nhận.

Con dấu công ty mà luật không còn đòi và thực tế vẫn đòi

Điều 20 của Luật Đăng ký thương mại, điều đòi hỏi việc khai báo con dấu công ty, đã bị xóa bỏ với hiệu lực từ ngày 15 tháng 2 năm 2021 (Reiwa 3). Một số bài viết từ đó kết luận rằng con dấu công ty đã bị bãi bỏ. Kết luận đó không sống nổi qua một lần nộp hồ sơ giấy: khi hồ sơ được nộp bằng giấy, tờ đơn phải mang dấu của con dấu đã nộp cho cơ quan đăng ký. Nghĩa vụ khai báo thì mất, còn sự cần thiết trên thực tế của việc có một con dấu, đối với bất kỳ ai nộp hồ sơ giấy, thì không.

Việc khai báo con dấu trực tuyến chỉ khả thi trong đúng một cấu hình: đồng thời với chính đơn đăng ký. Không nộp riêng lẻ, không qua người đại diện hành động theo giấy ủy quyền dạng giấy, và không đi kèm một hồ sơ giấy có mã QR. Hình ảnh con dấu phải được quét ở 600 dpi theo đúng kích thước thật, và tổng dung lượng các tệp đính kèm phải nằm trong 15 MB.

Đặt tên công ty

Có hai quy tắc về tên gây vướng cho người nước ngoài, và chúng kéo về hai hướng ngược nhau.

Quy tắc chặt là Điều 50 của Quy tắc đăng ký thương mại. Chữ cái La Tinh viết hoa hay viết thường đều được, chữ số Ả Rập được, và các ký hiệu &, dấu nháy đơn, dấu phẩy, dấu gạch nối, dấu chấm cùng dấu chấm giữa kiểu Nhật đều được. Hạn chế nằm ở cách dùng: dấu &, dấu nháy đơn, dấu phẩy, dấu gạch nối và dấu chấm giữa chỉ được dùng như ký hiệu ngăn cách các từ, nên chúng không được đứng ở đầu hoặc ở cuối tên thương mại. Dấu chấm là ngoại lệ và được phép kết thúc tên khi nó biểu thị một chữ viết tắt. Khoảng trắng được phép giữa các từ và không ở đâu khác. Một cái tên mở đầu bằng dấu &, hoặc kết thúc bằng dấu gạch nối, là cái tên mà sổ đăng ký sẽ không nhận.

Quy tắc lỏng là Điều 27 của Luật Đăng ký thương mại, và nó chỉ cắn khi tên thương mại giống hệt và địa điểm đặt trụ sở chính cũng giống hệt. Đây không phải một độc quyền trên phạm vi toàn quốc: một công ty ở Osaka đang dùng cái tên bạn muốn không ngăn bạn đăng ký tên đó ở Tokyo. Còn việc bạn có nên làm vậy hay không là một câu hỏi về nhãn hiệu chứ không phải về đăng ký. Bạn có thể kiểm tra trước: dịch vụ tra cứu thông tin đăng ký trực tuyến cho phép tra cứu tên thương mại, và riêng việc tra cứu thì không mất phí, dù nó có đòi một ID người nộp đơn.

Trình tự, và cái hạn nằm bên trong nó

Với một công ty cổ phần, thứ tự chạy như sau: tra cứu sổ đăng ký để kiểm tra tên thương mại, soạn điều lệ, mang điều lệ đi công chứng, thực hiện việc góp vốn, bổ nhiệm giám đốc khi thành lập và hoàn tất việc điều tra của họ, nộp hồ sơ đăng ký, rồi lấy những giấy chứng nhận mà tất cả những người khác sẽ hỏi bạn. Với một gōdō kaisha, bước công chứng biến mất khỏi danh sách này.

Có một cái hạn cứng nằm trong trình tự, và nó không phải cái hạn mà người ta hay lo. Theo Điều 911 khoản 1 của Luật Công ty, hồ sơ đăng ký phải được nộp trong vòng hai tuần kể từ ngày muộn hơn giữa ngày hoàn tất việc điều tra và ngày do những người sáng lập ấn định. Nó ràng buộc việc nộp, không ràng buộc việc hoàn tất, và nó là chỗ mà một dự án đang đủng đỉnh bỗng có một ngày tháng cụ thể.

Sự thật mang tính cấu trúc cần giữ trong đầu là công ty ra đời bằng việc đăng ký — Điều 49 với công ty cổ phần, Điều 579 với gōdō kaisha. Không phải bằng việc ký điều lệ, không phải bằng việc góp vốn.

Đó cũng là chỗ một khẳng định phổ biến cần được nói lại cho đúng mức. Bạn sẽ đọc thấy rằng một công ty không thể mở tài khoản ngân hàng trước khi đăng ký. Chúng tôi không tìm được phát biểu chính thức minh thị nào về một quy tắc như vậy và sẽ không chế ra một cái. Điều có thể nói được là điều mang tính cấu trúc: trước khi đăng ký thì chưa có pháp nhân nào để một tài khoản có thể đứng tên, và đó chính là lý do vì sao thông tri về việc góp vốn được soạn xoay quanh những tài khoản do cá nhân đứng tên.

Mất bao lâu, và vì sao không ai hứa được một ngày cụ thể

Hãy bắt đầu bằng cái không đúng: không có văn bản pháp luật nào ấn định một khoảng thời gian áp dụng chung cho cả nước mà trong đó việc đăng ký thành lập phải hoàn tất. Bất kỳ trang nào đưa ra một số ngày được bảo đảm về mặt pháp lý đều đã tự nghĩ ra nó. Cái tồn tại là mục tiêu vận hành và những ước tính được công bố ở cấp địa phương.

Bộ Tư pháp vận hành các mục tiêu từ ngày 20 tháng 9 năm 2024 (Reiwa 6): công chứng điều lệ trong vòng 48 giờ theo nguyên tắc, và công chứng cộng đăng ký trong vòng 72 giờ theo nguyên tắc. Một hồ sơ hoàn toàn trực tuyến có thể được xử lý trong vòng 24 giờ, nhưng kèm theo bốn điều kiện và cả bốn phải cùng đúng: không quá năm người giữ chức vụ, mọi giấy tờ đính kèm đều là tệp PDF có chữ ký điện tử, thuế đăng ký được nộp bằng phương thức điện tử, và không phát sinh yêu cầu bổ sung sửa đổi. Những giai đoạn mà hồ sơ dồn về nhiều thì được loại trừ, điều này có ý nghĩa nếu bạn nộp vào mùa cao điểm.

Song song với các mục tiêu đó, từng Cục Pháp vụ công bố ngày hoàn tất dự kiến theo từng cơ quan và từng ngày nộp, và mức chênh lệch là có thật. Lấy một cặp đã được công bố làm ví dụ: hồ sơ nộp ngày 12 tháng 8 tại trụ sở chính Osaka có ngày hoàn tất dự kiến là 21 tháng 8, còn cùng ngày nộp đó tại chi cục Bắc Osaka thì ngày dự kiến là 27 tháng 8. Hãy tra cơ quan sẽ xử lý hồ sơ của bạn, đừng tra một con số trung bình.

Ước tính của JETRO bao trùm cả dự án chứ không chỉ phần việc của cơ quan đăng ký: khoảng hai đến ba tháng kể từ lúc quyết định phác thảo về công ty cho tới lúc cầm được các giấy chứng nhận trong tay, trong đó từ khi nộp hồ sơ đến khi lấy được giấy chứng nhận là bốn ngày đến khoảng hai tuần. Những con số đó không mâu thuẫn nhau. Việc gom giấy tờ từ nhiều nước, việc lấy giấy chứng nhận chữ ký, và việc đưa tiền vào đúng loại tài khoản mới là những phần chậm.

Các giấy chứng nhận, và giá của chúng

Sau khi đăng ký xong, bạn sẽ liên tục bị hỏi hai loại giấy tờ. Các mức phí dưới đây áp dụng từ ngày 1 tháng 4 năm 2025 (Reiwa 7).

Chứng thư điện tử dùng cho đăng ký thương mại được tính giá theo thời hạn hiệu lực: 500 yen cho một tháng, 1.100 yen cho ba tháng, 3.800 yen cho mười hai tháng, và 8.300 yen cho hai mươi bảy tháng, tức thời hạn dài nhất hiện có. Đây là chứng thư khiến việc khai thuế điện tử trở nên khả thi, và phương án hai mươi bảy tháng là phương án khiến bạn không phải gia hạn trong hai kỳ kế toán đầu tiên.

Nhiều con số cũ vẫn đang lưu hành, kể cả trên những trang trông có vẻ chính thức. Một con số không nằm trong bảng trên thì khả năng nó là số lỗi thời cao hơn khả năng nó là một mức giảm giá.

Hai tuần đầu sau khi đăng ký bận hơn chính việc đăng ký

Việc đăng ký khởi động một chuỗi các tờ khai mà thời hạn của chúng không được xếp thẳng hàng với nhau. Cái ngắn nhất là năm ngày và cái dài nhất là hai tháng.

Có ba điều trong bảng đó đáng được kéo riêng ra.

Thứ nhất, hạn của cấp tỉnh ở Tokyo là mười lăm ngày, đặt cạnh hạn hai tháng của sở thuế. Người sáng lập nào mặc định rằng hai cái đó giống nhau sẽ trượt mất cái ngắn hơn.

Thứ hai, tờ khai cấp tỉnh cần có giấy chứng nhận đăng ký đính kèm, nên nó không thể nộp trước khi việc đăng ký hoàn tất. Đây là lý do thứ hai để bạn biết ngày hoàn tất dự kiến của chính cơ quan sẽ xử lý hồ sơ của mình.

Thứ ba, năm ngày của văn phòng lương hưu là hạn ngắn nhất trong cả chuỗi, và nó rơi vào đúng lúc bạn còn đang ngồi chờ giấy chứng nhận.

Phía thuế không dừng lại ở đó. Việc xin chấp thuận khai thuế theo hình thức tờ khai xanh có thời hạn riêng của nó, và vị thế của bạn về thuế tiêu thụ là thứ cần được quyết sớm chứ không phải bị phát hiện muộn, đặc biệt với đợt sửa đổi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, chủ đề của bài riêng về thay đổi thuế tiêu thụ tháng 10 năm 2026.

Dịch vụ một cửa, và tấm thẻ mà nó đòi

Cục Kỹ thuật số vận hành một dịch vụ một cửa cho việc thành lập công ty, bao trùm một tập hợp khá rộng các bước: công chứng điều lệ, đăng ký thành lập, thuế quốc gia, thuế địa phương, văn phòng lương hưu, Cục Tiêu chuẩn lao động, Hello Work, và cả việc đăng ký tài khoản GBizID Prime. Bản thân việc sử dụng dịch vụ này không mất tiền.

Nó có một yêu cầu quyết định việc bạn có dùng được nó hay không: phải có Thẻ số cá nhân (mainanbā kādo), dạng thẻ vật lý hoặc dạng đã cài trên điện thoại thông minh. Không có phương án thay thế nào khác.

Ở điểm này, thông tin sai lại chạy theo hướng ngược với thường lệ. Người nước ngoài thường xuyên được bảo rằng họ không thể có Thẻ số cá nhân. Phần hỏi đáp của Cục Kỹ thuật số nêu rằng số cá nhân được cấp cho người nước ngoài có đăng ký cư trú, và đó chính là cơ sở để thẻ được cấp. Nói cách khác, nếu bạn đang sống ở Nhật và có giấy chứng nhận cư trú, thì cánh cửa này không đóng với bạn vì lý do quốc tịch. Người sống ngoài Nhật Bản mà không có đăng ký cư trú thì không được cấp số, và người không mang quốc tịch Nhật phải trả lại thẻ khi chuyển ra khỏi Nhật Bản.

Câu hỏi được hỏi liên tục — thời hạn hiệu lực của thẻ đối với người nước ngoài có gắn với thời gian lưu trú của họ hay không — thì chúng tôi không tìm thấy phát biểu chính thức nào, nên nó vẫn để ngỏ.

Giữ địa chỉ nhà bạn ra khỏi sổ đăng ký

Địa chỉ của giám đốc đại diện được đăng ký, và sổ đăng ký là công khai. Từ ngày 1 tháng 10 năm 2024 (Reiwa 6) đã tồn tại một biện pháp cho phép giữ một phần địa chỉ đó không hiển thị. Điều cần lên kế hoạch là thời điểm: theo nguyên tắc, việc đề nghị nên được thực hiện đồng thời với chính lần đăng ký mà địa chỉ được ghi vào, chứ không phải như một việc dọn dẹp sau đó.

Với một công ty không niêm yết, cần ba loại giấy tờ: văn bản chứng minh rằng thư đã được gửi tới trụ sở chính bằng thư bảo đảm có chứng nhận phát; bản sao giấy chứng nhận cư trú hoặc giấy tờ tương đương; và văn bản chứng minh các thông tin nhận dạng của người kiểm soát thực sự. Loại thứ nhất mất thời gian thật để tạo ra, nên nếu bạn định dùng biện pháp này thì hãy bắt đầu từ nó.

Có tên trong sổ đăng ký không phải là được phép kinh doanh

Đây là hiểu lầm đắt tiền nhất trong toàn bộ chủ đề này, và nó là hệ quả trực tiếp của việc phía đăng ký đã trở nên dễ đi đến thế.

Cục Pháp vụ quyết định một công ty có được đăng ký hay không, áp dụng luật công ty và Luật Đăng ký thương mại. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú quyết định một cá nhân được thực hiện những hoạt động nào tại Nhật Bản, áp dụng một hệ quy tắc hoàn toàn khác.

Ba thông tri ở trên cho bạn biết rằng một công ty có thể được đăng ký với giám đốc sống ở nước ngoài, với vốn nằm trong tài khoản của người khác, và với giấy chứng nhận chữ ký thay cho giấy chứng nhận con dấu. Không thông tri nào trong ba cái đó nói rằng sau đấy bạn được sang Nhật để điều hành doanh nghiệp, và cũng không cái nào nói với một người đang ở Nhật theo một tư cách lưu trú khác rằng người đó được bắt đầu điều hành một công ty. Đó là những quyết định riêng biệt, và việc làm sai chúng có chế tài hình sự đi kèm.

Tiêu chuẩn của tư cách lưu trú kinh doanh quản lý (keiei kanri) đã thay đổi đáng kể vào tháng 10 năm 2025, và những câu hỏi về việc giữ chức vụ trong ban điều hành trong khi đang mang một tư cách lưu trú khác — bao gồm mấy câu mà tài liệu chính thức hoàn toàn không trả lời được — nằm trong bài về tư cách lưu trú kinh doanh quản lý và biện pháp chuyển tiếp năm 2028. Nếu bạn đang ở Nhật ngay lúc này và đang tính thành lập công ty, hãy đọc bài đó trước khi nộp bất cứ thứ gì.

Những gì chúng tôi không xác nhận được

Sáu điều, và chúng được nêu ra vì đây đúng là những câu người đọc hỏi, mà trả lời chúng bằng suy luận thì còn tệ hơn là để ngỏ.

Thẻ lưu trú có thỏa mãn yêu cầu về giấy tờ xác nhận nhân thân theo Điều 61 khoản 7 hay không. Tên của người giữ chức vụ có được đăng ký bằng chữ cái La Tinh hoặc bằng cả hai hệ chữ hay không, và một địa chỉ ở nước ngoài được ghi vào sổ đăng ký theo cách nào. Vốn có được chuyển đi từ một tài khoản tại một ngân hàng ngoài Nhật Bản vào một tài khoản nhận đủ điều kiện hay không. Có cơ sở chính thức minh thị nào cho khẳng định phẳng lì rằng công ty không thể mở tài khoản ngân hàng trước khi đăng ký hay không, đặt cạnh lập luận mang tính cấu trúc đã nêu ở trên. Thời hạn hiệu lực của Thẻ số cá nhân đối với người nước ngoài có gắn với thời gian lưu trú của họ hay không. Và thủ tục cùng lệ phí để lấy giấy chứng nhận chữ ký tại cơ quan đại diện của Nhật Bản ở nước ngoài, vốn thuộc thẩm quyền của một bộ khác.

Mỗi câu đều có chỗ để hỏi. Cục Pháp vụ có thẩm quyền đối với nơi dự định đặt trụ sở chính trả lời những câu về đăng ký, một chuyên gia đăng ký tư pháp trả lời chúng nhanh hơn, và sở thuế trả lời những câu về thuế. Không nơi nào thu tiền cho một câu hỏi.

FAQ