- Chuyển nhà trong nước Nhật là việc có thời hạn pháp lý, và thời hạn đó chỉ áp dụng cho người nước ngoài. Điều 19-9 khoản 1 Luật Quản lý xuất nhập cảnh buộc người có thẻ cư trú phải khai báo nơi ở mới trong vòng 14 ngày kể từ ngày dọn vào, tại quầy hành chính của thành phố hoặc quận nơi ở mới, và phải nộp thẻ cư trú (zairyu card) tại quầy đó.
- Không phải lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú khu vực để khai địa chỉ. Luật quy định việc khai báo đi qua người đứng đầu chính quyền địa phương. Nhưng toàn bộ đường tắt đó chỉ chạy được khi cái thẻ có mặt ở quầy.
- Khai muộn quá 14 ngày: phạt tiền đến 200.000 yên (Điều 71-5 mục 2). Khai gian dối: phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên (Điều 71-2 mục 1). Đây là hai lỗi khác nhau, hai điều luật khác nhau.
- Còn một cái đồng hồ thứ hai, chạy chậm hơn nhưng nặng hơn: rời khỏi nơi ở đã khai mà 90 ngày trôi qua không khai nơi ở mới là một căn cứ để hủy bỏ tư cách lưu trú (Điều 22-4 khoản 1 mục 9). Đồng hồ này bắt đầu từ lúc bạn rời đi, không phải từ lúc bạn dọn vào chỗ mới.
- Thẻ My Number có một mốc 90 ngày riêng, gắn với thủ tục chuyển đến. Nó không liên quan gì đến 90 ngày của luật nhập cư, và nhầm hai cái này với nhau là lỗi phổ biến nhất trong các bài hướng dẫn.
- Thứ tự quan trọng hơn tốc độ. Phần lớn những chuyến đi lại vô ích đến quầy hành chính là do làm sai thứ tự, không phải do làm chậm.
Rất nhiều người Việt sang Nhật không tự tay làm thủ tục cư trú lần đầu tiên. Công ty tiếp nhận, nghiệp đoàn hoặc trường tiếng đưa bạn ra quầy, điền hộ giấy tờ, bảo bạn ký vào chỗ có dấu bút chì. Lần chuyển nhà đầu tiên — ra khỏi ký túc xá công ty, đổi nơi làm việc, chuyển sang căn hộ tự thuê — thường là lần đầu tiên bạn phải tự làm, và cũng là lần đầu tiên bạn biết là việc này có thời hạn.
Các bài hướng dẫn chuyển nhà bằng tiếng Nhật không sai, chúng chỉ thiếu đúng phần dành cho bạn. Chúng nói về sổ cư dân, về điện nước gas, về công ty chuyển nhà. Chúng không nói về nghĩa vụ khai báo nơi ở theo luật nhập cư, vì với người Nhật thì nghĩa vụ đó không tồn tại.
Bài này là bản đồ tổng thể: những thời hạn thật sự ràng buộc bạn, số điều luật để bạn tra lại khi cần, và thứ tự làm việc sao cho không bị quầy trả về và hẹn hôm khác quay lại. Các bài chuyên sâu về từng bước được dẫn đúng vào chỗ nó thuộc về trong chuỗi việc.
Một điểm cần nói trước: không có gì trong bài này phụ thuộc vào việc bạn đang ở Nhật theo tư cách nào. Thực tập sinh kỹ năng, kỹ năng đặc định, du học sinh, kỹ sư, vợ chồng của người Nhật, vĩnh trú — cùng 14 ngày đó, cùng cái quầy đó.
Thời hạn chỉ của riêng bạn: 14 ngày
Điều 19-9 khoản 1 Luật Quản lý xuất nhập cảnh quy định: người đã chuyển đến nơi ở mới phải, trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến, khai báo nơi ở mới thông qua người đứng đầu chính quyền thành phố, quận hoặc thị trấn, đồng thời nộp thẻ cư trú.
Câu đó ngắn nhưng gói ba việc khác nhau, và mỗi việc đều có chỗ để hiểu sai.
Đồng hồ bắt đầu từ ngày bạn dọn vào
Không phải ngày bạn ký hợp đồng thuê nhà, không phải ngày bạn trả chìa khóa chỗ cũ, không phải ngày công ty chuyển nhà chở đồ. Ngày bạn thực sự bắt đầu ở chỗ mới. Ký hợp đồng ngày 10 tháng 3 rồi ngày 1 tháng 4 mới dọn vào thì 14 ngày tính từ ngày 1 tháng 4.
Quầy đúng là quầy của nơi ở mới
Không phải quầy của nơi ở cũ, và không phải cơ quan xuất nhập cảnh. Luật dùng cách diễn đạt "thông qua người đứng đầu chính quyền địa phương", và chính cụm từ đó là lý do một quầy hành chính cấp thành phố có thể tiếp nhận một việc mà đích đến cuối cùng là cơ quan quản lý lưu trú.
Thẻ cư trú là một phần của thủ tục, không phải giấy tùy thân mang theo cho có
Luật nói rõ là thẻ được nộp. Trên thực tế đây là chỗ nhiều người vấp nhất: đi khai báo đầy đủ, ký đủ giấy, ra về, và nghĩa vụ theo luật nhập cư vẫn chưa được thực hiện vì cái thẻ nằm ở nhà. Cơ chế này được nói kỹ trong bài riêng về đổi địa chỉ trên thẻ cư trú.
Các trang hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú viết bằng lời thường và không in số điều luật. Số điều luật trong bài này lấy từ cơ sở dữ liệu pháp luật của chính phủ. Khi nói đến hậu quả, chúng tôi ghi cả hai: cách diễn đạt của cơ quan quản lý ("có thể bị phạt tiền đến 200.000 yên") và điều luật tương ứng. Nếu có lúc nào bạn cần trích dẫn cho chủ nhà, công ty hoặc luật sư, hãy trích điều luật, đừng trích một bài blog.
Ba hậu quả khác nhau, không phải một
Trên mạng, ba việc dưới đây thường bị gộp thành một câu cảnh báo mơ hồ kiểu "không khai báo là mất visa". Chúng không giống nhau, điều kiện kích hoạt khác nhau, và mức độ nghiêm trọng cách nhau rất xa.
| Chuyện đã xảy ra | Hậu quả | Điều luật |
|---|---|---|
| Không khai báo nơi ở mới trong 14 ngày | Phạt tiền đến 200.000 yên | Luật Quản lý xuất nhập cảnh, Điều 71-5 mục 2 |
| Khai báo nội dung gian dối | Phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên | Điều 71-2 mục 1 |
| Rời nơi ở đã khai, 90 ngày trôi qua mà không khai nơi ở mới | Căn cứ để hủy bỏ tư cách lưu trú | Điều 22-4 khoản 1 mục 9 |
| Tham khảo: khai một địa chỉ không có thật | Căn cứ hủy bỏ tư cách lưu trú, không kèm mốc ngày nào | Điều 22-4 khoản 1 mục 10 |
| Tham khảo: mới nhập cảnh mà 90 ngày không khai nơi ở | Căn cứ hủy bỏ tư cách lưu trú | Điều 22-4 khoản 1 mục 8 |
Về dòng thứ nhất: cách viết chính thức trên trang thủ tục của cơ quan quản lý lưu trú là "có thể bị xử phạt tiền đến 200.000 yên", không kèm số điều. Điều luật đứng sau câu đó là Điều 71-5 mục 2. Số mục đáng để ghi cho đúng, vì mục 3 của cùng điều đó nói về một nghĩa vụ khác: khai báo thay đổi những nội dung ghi trên thẻ ngoài nơi ở.
Về dòng thứ hai: đây là dòng bị viết sai nhiều nhất. Khai gian dối không phải chỉ có phạt tù. Điều 71-2 mục 1 viết là phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên. Nếu bạn đọc một nguồn nào đó chỉ nhắc đến án tù, hãy nghi ngờ cả nguồn đó nói chung, chứ không riêng gì điểm này.
Hai mốc 90 ngày, và vì sao chúng không phải một
Đây có lẽ là phần hữu ích nhất của cả bài, vì sự nhầm lẫn này ở khắp nơi còn hậu quả của hai bên thì khác nhau một trời một vực.
90 ngày của luật nhập cư
Điều 22-4 khoản 1 mục 9 coi việc một người rời khỏi nơi ở đã khai báo mà không khai nơi ở mới trong vòng 90 ngày kể từ ngày rời đi là một căn cứ để hủy bỏ tư cách lưu trú. Đây là căn cứ để mở một thủ tục có nghe ý kiến, không phải một cái công tắc tự động. Nhưng nó là cái nặng.
Chú ý điều kiện kích hoạt: rời khỏi chỗ cũ. Không phải dọn vào chỗ mới. Nếu bạn trả phòng ký túc xá, ở nhờ nhà bạn bè trong lúc tìm chỗ, ba tháng sau mới đăng ký địa chỉ mới, thì cái đồng hồ đó đã chạy suốt thời gian bạn ở nhờ.
Trong bộ Hỏi–Đáp công khai của cơ quan quản lý lưu trú, con số 90 ngày được nhắc đến trong tình huống người mới nhập cảnh chưa từng khai nơi ở — đó là mục 8. Cái 90 ngày áp dụng khi bạn chuyển nhà là mục 9, và nó nằm trong văn bản luật chứ không nằm trong tài liệu giải thích bằng lời thường.
90 ngày của thẻ My Number
Hoàn toàn tách biệt, và vì một lý do khác hẳn: các quầy hành chính địa phương công bố rằng nếu quá 90 ngày kể từ thủ tục chuyển đến mà chưa làm bước tiếp tục sử dụng thẻ, thẻ My Number sẽ không dùng tiếp được và mất hiệu lực. Thông tin này lấy từ trang chính thức của chính quyền địa phương. Đó là một quy tắc quản lý thẻ. Nó không dính gì đến tư cách lưu trú, và mất quyền dùng một cái thẻ không phải là mất quyền ở lại Nhật.
Hai cái đồng hồ, cùng 90 ngày, cùng bắt đầu quanh một lần chuyển nhà, hậu quả khác nhau hoàn toàn. Một bên là rủi ro với tư cách lưu trú. Một bên là phải làm lại thẻ. Bài viết nào gộp hai cái đó thành một quy tắc thì bài đó chưa kiểm tra kỹ cả hai.
Công ty làm giúp lần đầu không có nghĩa là lần này cũng vậy
Nghĩa vụ trong Điều 19-9 khoản 1 đặt lên người đã chuyển nơi ở, tức là bạn. Việc lần trước có người dẫn đi làm hộ không chuyển nghĩa vụ đó sang cho họ, và cũng không có gì bảo đảm lần này họ sẽ làm.
Tình huống hay gặp: đổi nơi làm việc và chuyển sang tỉnh khác, công ty cũ coi như xong việc từ ngày bạn nghỉ, công ty mới nghĩ bạn đã tự làm. Hoặc: ra khỏi ký túc xá tập thể để thuê căn hộ riêng, không ai ở giữa để nhắc. Trong cả hai trường hợp, cái duy nhất chạy đúng lịch là 14 ngày.
Về việc nhờ người khác đi thay: quy định về ai được nộp thay tại quầy do từng địa phương đặt ra, nên hãy hỏi thẳng quầy nơi bạn chuyển đến thay vì đoán. Riêng đường trực tuyến qua cổng thông tin của chính phủ thì được xây quanh chính thẻ My Number và mã số cá nhân của bạn, và không dùng người đại diện được.
Thứ tự làm việc
Gần như mọi chuyến đi lại vô ích đều sinh ra từ việc làm sai thứ tự.
Trước khi chuyển
1. Nộp giấy chuyển đi (tenshutsu todoke), nếu bạn rời khỏi thành phố hoặc quận hiện tại. Luật Đăng ký cư dân cơ bản nói việc này làm "trước", và dừng ở đó — luật không ấn định số ngày. Vì vậy mỗi địa phương công bố một khung thời gian khác nhau. Nếu bạn chuyển trong cùng một thành phố hoặc cùng một quận thì không có giấy chuyển đi, thay vào đó bạn nộp giấy chuyển chỗ (tenkyo todoke) sau khi chuyển. Chi tiết nằm ở bài về thủ tục chuyển đi và chuyển đến.
2. Đặt công ty chuyển nhà. Không phải bước pháp lý, nhưng là bước dễ hỏng nhất về lịch. Bộ Giao thông công bố rằng nhu cầu chuyển nhà tập trung vào tháng 3 và tháng 4, và số vụ chuyển nhà trong tháng 3 gấp khoảng hai lần một tháng bình thường. Nếu dời được ra ngoài khoảng đó thì mọi việc còn lại cũng nhẹ theo. Nếu không dời được, hãy đặt sớm và đọc trước cách chọn công ty chuyển nhà, vì điều khoản hủy hợp đồng mới là chỗ làm người ta mất tiền.
3. Hẹn ngày cắt điện, gas, nước và làm chuyển tiếp thư từ bưu điện. Mỗi thứ có thời gian báo trước riêng, và gas là thứ phiền nhất vì cần có người ở nhà.
Sau khi dọn vào
4. Nộp giấy chuyển đến (tennyu todoke) tại quầy của nơi ở mới, trong 14 ngày, và mang theo thẻ cư trú. Một buổi lên quầy này làm hai việc cùng lúc: ghi bạn vào sổ cư dân ở địa chỉ mới, và — vì bạn đã nộp thẻ — được coi luôn là việc khai báo mà luật nhập cư yêu cầu. Đó là lý do bạn không phải lên cơ quan xuất nhập cảnh. Để thẻ ở nhà thì chỉ nửa đầu xảy ra.
5. Xử lý thẻ My Number ngay tại quầy đó, trong cùng buổi. Thẻ cần được cập nhật nội dung in trên mặt thẻ và làm bước tiếp tục sử dụng. Làm luôn thì mốc 90 ngày của thẻ không bao giờ trở thành vấn đề của bạn.
6. Bảo hiểm y tế quốc dân. Nếu bạn tham gia bảo hiểm y tế quốc dân thì đây là chế độ do từng địa phương vận hành, nên chuyển qua ranh giới hành chính đồng nghĩa với việc rút khỏi bên cũ và tham gia lại ở bên mới. Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi ấn định 14 ngày cho các thủ tục này. Giấy tờ cụ thể thì mỗi nơi một khác.
7. Điện, nước, gas, internet ở chỗ mới. Gas là thứ đòi hỏi bạn, hoặc người làm thay bạn, có mặt tại nhà. Toàn bộ trình tự nằm ở bài về điện nước gas khi chuyển nhà.
8. Ngân hàng, điện thoại, nơi làm việc, và mọi nơi gửi thư cho bạn. Đây là nghĩa vụ theo hợp đồng chứ không theo luật, nhưng hậu quả của việc bỏ qua thì rất thật, và đây cũng là nhóm việc người ta hay để lại sau cùng rồi quên. Với ngân hàng, cơ sở của việc phải báo đổi địa chỉ là điều khoản tài khoản bạn đã ký, không phải luật phòng chống rửa tiền như nhiều bài viết nói.
Toàn bộ thời hạn trong một bảng
| Việc | Thời hạn | Nguồn |
|---|---|---|
| Khai báo nơi ở mới, có nộp thẻ cư trú | Trong 14 ngày kể từ ngày dọn vào | Luật Quản lý xuất nhập cảnh, Điều 19-9 khoản 1 |
| Giấy chuyển đến (tennyu todoke), khi chuyển từ địa phương khác tới | Trong 14 ngày kể từ ngày chuyển đến | Luật Đăng ký cư dân cơ bản, Điều 22 khoản 1 |
| Giấy chuyển chỗ (tenkyo todoke), khi chuyển trong cùng địa phương | Trong 14 ngày kể từ ngày chuyển | Luật Đăng ký cư dân cơ bản, Điều 23 khoản 1 |
| Giấy chuyển đi (tenshutsu todoke), khi rời sang địa phương khác | Nộp trước. Luật không ấn định số ngày | Luật Đăng ký cư dân cơ bản, Điều 24 |
| Bảo hiểm y tế quốc dân, tham gia và rút | Trong 14 ngày | Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi |
| Đổi địa chỉ lương hưu quốc dân | Về nguyên tắc không cần khai, nếu My Number đã được liên kết với số hưu trí cơ bản | Cơ quan Hưu trí Nhật Bản |
Hai dòng trong bảng này cần nói thêm, vì đó là hai chỗ mà thông tin sai tụ lại nhiều nhất.
Giấy chuyển đi không có số ngày theo luật. Luật chỉ nói là nộp trước, hết. Mọi con số bạn từng đọc — hai tuần trước, ba mươi ngày trước, hay nộp muộn được mấy ngày sau khi chuyển — đều là quy tắc vận hành của riêng địa phương đó, và cùng một địa phương có thể đặt khung khác nhau cho quầy trực tiếp và cho kênh trực tuyến. Đừng bê con số của thành phố này sang thành phố khác.
Lương hưu quốc dân: chúng tôi cố ý không ghi số ngày nào. Với người tham gia loại 1 mà My Number đã liên kết với số hưu trí cơ bản, cơ quan hưu trí nói về nguyên tắc không cần khai báo đổi địa chỉ, kể cả khi chuyển qua ranh giới hành chính. Trường hợp chưa liên kết thì khai tại quầy địa phương. Cơ quan hưu trí không công bố số ngày cho việc này, và con số 14 ngày của bảo hiểm y tế không được phép mượn sang đây.
Mang gì theo khi lên quầy
Danh sách giấy tờ chính xác do từng địa phương quy định, nên hãy coi đây là phần lõi chứ không phải danh sách đầy đủ.
- Thẻ cư trú của bạn. Đây là thứ làm thay đổi hiệu lực pháp lý của buổi lên quầy, không phải thứ chỉ làm thủ tục nhanh hơn.
- Thẻ cư trú của từng thành viên gia đình cùng chuyển và cùng được đăng ký.
- Thẻ My Number và mã số cá nhân đi kèm, nếu bạn có.
- Giấy chứng nhận chuyển đi (tenshutsu shomeisho) do địa phương cũ cấp, nếu bạn được cấp.
- Thẻ bảo hiểm y tế quốc dân, nếu bạn đang tham gia.
Giấy chứng nhận chuyển đi có một ngoại lệ đáng biết: nếu giấy chuyển đi được nộp bằng thẻ My Number thì không có giấy chứng nhận nào được cấp, và cũng không cần đính kèm khi nộp giấy chuyển đến. Nộp trực tuyến xong mà không thấy ai đưa tờ giấy nào thì không có gì sai cả.
Những gì quầy hành chính không làm được cho bạn
Quầy địa phương xử lý địa chỉ của bạn. Nó không xử lý phần còn lại của hồ sơ lưu trú. Thay đổi họ tên, quốc tịch, ngày sinh hay thời hạn lưu trú không phải việc của quầy địa phương, và cũng không nằm trong nghĩa vụ khai địa chỉ 14 ngày. Những thứ đó thuộc Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú khu vực.
Đây là chỗ sai phổ biến nhất trong các bài hướng dẫn dành cho người nước ngoài, thường xuất hiện dưới dạng câu "sau khi chuyển nhà nhớ báo cho cơ quan xuất nhập cảnh". Bạn không báo. Bạn ra quầy địa phương, cầm theo thẻ, và luật lo phần còn lại. Nhưng nếu họ tên bạn thay đổi cùng lúc với địa chỉ thì đó là hai việc ở hai nơi khác nhau.
Nếu đây là lần chuyển nhà đầu tiên kể từ khi sang Nhật
Thì một số bước ở trên là mới với bạn chứ không phải làm lại, và vài việc không nằm trong danh sách này — như lần đầu tham gia bảo hiểm, mở tài khoản, đăng ký hợp đồng viễn thông đứng tên mình — thường rơi vào cùng một khoảng thời gian. Danh sách việc cần làm khi mới sang Nhật bao quát phần rộng hơn đó. Còn nếu bạn đang chuyển từ ký túc xá công ty ra ở riêng và phải tự đứng tên hợp đồng viễn thông lần đầu, thứ tự trong bài internet và điện thoại ở Nhật giải thích vì sao địa chỉ đã đăng ký lại nằm ở đầu chuỗi.
FAQ
Tôi chuyển nhà xong 20 ngày rồi mới biết có quy định này. Giờ phải làm sao?
Ra quầy của nơi ở mới và hoàn tất khai báo, càng sớm càng tốt. Quá hạn không làm mất đi nghĩa vụ, và làm sớm thì thời gian vi phạm ngắn lại. Về mặt chế tài, khai muộn có thể bị phạt tiền đến 200.000 yên theo Điều 71-5 mục 2. Nhưng thứ đáng lo hơn là mốc 90 ngày ở Điều 22-4 khoản 1 mục 9, tính từ ngày bạn rời khỏi địa chỉ đã đăng ký trước đó.
Công ty tiếp nhận nói sẽ làm giúp tôi. Tôi có cần làm gì nữa không?
Nghĩa vụ theo Điều 19-9 khoản 1 đặt lên người đã chuyển nơi ở. Nếu có người làm thay, hãy hỏi rõ hai điều: đã nộp đúng loại giấy chưa, và thẻ cư trú của bạn có được đưa ra quầy trong buổi đó không. Nếu thẻ không có mặt thì phần khai báo theo luật nhập cư chưa được thực hiện, dù giấy tờ về sổ cư dân đã xong. Cách chắc chắn nhất là nhìn vào thẻ của bạn xem địa chỉ mới đã được ghi lên chưa.
Tôi chuyển sang một căn hộ khác trong cùng thành phố. Có phải làm gì không?
Có. Nghĩa vụ khai báo nơi ở mới theo luật nhập cư áp dụng cả khi chuyển trong cùng một địa phương. Về phía sổ cư dân, bạn nộp giấy chuyển chỗ (tenkyo todoke) trong vòng 14 ngày theo Điều 23 khoản 1 Luật Đăng ký cư dân cơ bản. Cái khác là không có giấy chuyển đi và không có giấy chứng nhận chuyển đi, vì bạn không rời khỏi địa phương.
Tôi ở ghép với ba người nữa trong một căn hộ do công ty thuê. Địa chỉ đăng ký thế nào?
Nơi ở được khai là nơi bạn thực sự sinh sống, và mỗi người có thẻ cư trú đều có nghĩa vụ khai báo của riêng mình. Việc ai đứng tên hợp đồng thuê nhà là chuyện giữa công ty và chủ nhà, không thay thế cho khai báo của từng người. Phần chi tiết về cách ghi tên chủ hộ và quan hệ trong hộ do quầy địa phương hướng dẫn, nên hỏi tại chỗ.
Có mất phí không?
Việc khai báo nơi ở mới không thu phí.
Tôi chưa có thẻ My Number. Có ảnh hưởng gì đến việc chuyển nhà không?
Nghĩa vụ khai báo nơi ở theo luật nhập cư và các giấy tờ về sổ cư dân không phụ thuộc vào việc bạn có thẻ My Number hay không; bạn vẫn ra quầy và làm bình thường. Cái bạn không dùng được là kênh nộp giấy chuyển đi trực tuyến, vì kênh đó chạy bằng chứng thư điện tử trong thẻ. Đổi lại, mốc 90 ngày về hiệu lực của thẻ My Number cũng không phải chuyện của bạn.
Tôi vừa chuyển nhà vừa sắp gia hạn thời hạn lưu trú. Làm cùng một chỗ được không?
Không. Địa chỉ làm ở quầy địa phương. Đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú, cũng như thay đổi họ tên hay quốc tịch, thuộc Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú khu vực. Đó là hai việc ở hai nơi, và làm xong việc này không kéo theo việc kia.
